Privacy en uw persoonsgegevens bij Dienst Toeslagen

Dienst Toeslagen maakt vitale voorzieningen voor iedereen betaalbaar. Dat doet Dienst Toeslagen door het uitkeren van toeslagen die voor veel mensen onmisbaar zijn om de kosten te kunnen betalen van de zorgverzekering, de zorg voor kinderen en ruimte om te wonen. Het gaat om de volgende financiële tegemoetkomingen: huurtoeslag, zorgtoeslag, kinderopvangtoeslag en het kindgebonden budget.

Dienst Toeslagen gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Europese privacywet, stelt eisen aan de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. We gebruiken persoonsgegevens alleen voor uitvoering van onze wettelijke taken, en voor doelen die daaruit direct voortvloeien, of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Dienst Toeslagen gebruikt ook persoonsgegevens voor haar eigen bedrijfsvoering.

We zorgen ervoor dat u eenvoudig een beroep kunt doen op de rechten die de AVG u geeft. Dit doen we in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door Dienst Toeslagen.

Wij nemen alle maatregelen die nodig zijn om uw gegevens te beschermen. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van de taken van Dienst Toeslagen en die daarbij de beschikking krijgt over gegevens, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens. Deze geheimhoudingsplicht kan alleen worden doorbroken wanneer dat wettelijk is verplicht of wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van Dienst Toeslagen. Ook onze computers en gebouwen zijn beveiligd. Onze privacyverklaring is een verbijzondering van de privacyverklaring van het ministerie van Financiën.

Hierna op deze pagina:

• 1. Wat zijn persoonsgegevens?

  Dit zijn gegevens die iets zeggen over iemand. Voorbeelden hiervan zijn een naam, adres en burgerservicenummer (bsn). We kunnen ook gegevens met elkaar combineren zodat we kunnen zien over wie het gaat, zoals inkomen en vermogen.

  Politiegegevens

  Dit zijn persoonsgegevens die we gebruiken voor opsporing. Alleen opsporingsambtenaren mogen deze informatie gebruiken. Zij moeten zich houden aan de wet, zoals de Wet politiegegevens (Wpg).

• 2. Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

  Dit zijn gegevens die bestaan uit gevoelige informatie over iemand. Deze gegevens zeggen iets over:

  • Biometrie, zoals een vingerafdruk

  • Genetica, zoals informatie over erfelijkheid en DNA

  • Gezondheid

  • Godsdienst of geloof

  • Politieke voorkeur

  • Ras of etnische afkomst, zoals iemand met verschillende culturele achtergronden

  • Seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals iemand die op het eigen geslacht valt

  • Vakbond waar u lid van bent

  Wij mogen bijzondere persoonsgegevens alleen gebruiken als voor ons uitzonderingen gelden. De uitzonderingen staan in artikel 9, lid 2 van de Algemene verordening gegevensbescherming. Sommige uitzonderingen staan ook in artikel 22 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

• 3. Wat zijn strafrechtelijke persoonsgegevens?

  Dit zijn persoonsgegevens die te maken hebben met opsporing en vervolging. Ze zeggen iets over strafrechtelijke veroordelingen, zoals een uitspraak van de rechter waarbij een straf is gegeven. Ook zeggen ze iets over vergrijpboetes. Een vergrijpboete is een boete die iemand krijgt als diegene bijvoorbeeld expres een foute aanvraag voor een toeslag doet. We krijgen strafrechtelijke gegevens van politie en justitie.

  Wij mogen strafrechtelijke persoonsgegevens alleen gebruiken onder voorwaarden. De voorwaarden staan in artikel 32 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

• 4. Wat zijn nationale identificatienummers?

  Voorbeelden van nationale identificatienummers zijn het burgerservicenummer (bsn), Registratienummer Niet Ingezetenen (RNI) en het vreemdelingennummer.

  Bsn

  Dit is een uniek persoonsnummer. Het bsn wordt gebruikt als u te maken hebt met de Nederlandse overheid. Bijvoorbeeld om te laten zien wie u bent als u zorg nodig hebt of als u een toeslag wil aanvragen.

  Wij mogen het bsn gebruiken volgens artikel 10 en artikel 11 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb).

  Rni

  Dit is een nummer dat iemand krijgt die niet óf korter dan 4 maanden in Nederland woont, maar nog wel met de Nederlandse overheid te maken heeft. Bijvoorbeeld als iemand seizoenswerk doet of een stage volgt.

  Het RNI mogen wij gebruiken volgens artikel 31 van het Besluit basisregistratie personen.

  Vreemdelingennummer

  Dit is een nummer dat iemand krijgt die niet Nederlands is én een verblijfsvergunning aanvraagt.

  Wij mogen het vreemdelingennummer gebruiken volgens artikel 107 van de Vreemdelingenwet 2000.

• 5. Voor welke doelen verwerkt Dienst Toeslagen persoonsgegevens?

  De doelen waarvoor Dienst Toeslagen persoonsgegevens verwerkt zijn verschillend. In het privacy-werkveld wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire verwerkingsdoelen.

  Primaire verwerkingsdoelen zijn doelen die verband houden met de overheidstaken van Dienst Toeslagen. Deze overheidstaken bestaan uit het behandelen van aanvragen voor inkomensafhankelijke regelingen (toeslagen en het kindgebonden budget), het uitbetalen van bedragen en het beoordelen en berekenen van herstelbetalingen. De dienstverleningstaken die noodzakelijk zijn om deze taken effectief en efficiënt uit te voeren zijn onderdeel van deze overheidstaken. Dat doet Dienst Toeslagen op basis van wetgeving.

  In het toeslagenproces wordt er eerst een voorschot verstrekt op basis van een schatting. Op een later moment wordt definitief bepaald wat de hoogte van het bedrag waar iemand recht op heeft. Daardoor kan het voorkomen dat er geld moet worden terugbetaald. Of dat er recht is op meer geld. Voor deze betalingen en terugvorderingen worden persoonsgegevens verwerkt. Wanneer de terugvorderingen problemen opleveren kunnen er betalingsregelingen worden getroffen of kan er onder voorwaarden kwijtschelding worden verleend. Voor deze betalingsregelingen en kwijtscheldingen worden ook persoonsgegevens verwerkt.

  Dienst Toeslagen verwerkt ook persoonsgegevens voor het houden van toezicht op de naleving van de regels die gelden voor het recht op inkomensafhankelijke regelingen (toeslagen en het kindgebonden budget). Dienst Toeslagen handelt dienstverlenend en informerend wanneer dat nodig is. Wanneer de regels opzettelijk worden overtreden, kan Dienst Toeslagen bijvoorbeeld boeten opleggen. Er worden ook persoonsgegevens verwerkt voor het herstellen van de gevolgen van eerder gemaakte fouten in het toeslagenproces.

  Het behandelen van bezwaarschriften en het voeren van beroepsprocedures maakt ook onderdeel uit van de primaire taak van Dienst Toeslagen, net als het behandelen van (AVG-) verzoeken, klachten en vragen. Er zijn bij Dienst Toeslagen ook speciale teams (Stella) die langlopende, complexe en schrijnende zaken oplossen.

  Dienst Toeslagen verwerkt ook persoonsgegevens om de kwaliteit van de primaire processen (de werkprocessen om de primaire uit te voeren taken) te verbeteren. Daarbij kunt u denken aan kwaliteitscontroles op klantbehandeling, interne controles op recht en hoogte van de toeslag, het herstellen van door een systeemverstoring ontstane problemen in de aanvraag van een burger en andere procesverbeteringen (innovatie).

  Dienst Toeslagen verwerkt ook persoonsgegevens voor het aanmelden van opsporingsonderzoeken. Boete Fraudecoördinatoren (BFC) hebben als buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) de bevoegdheid om politiegegevens te verwerken. Dat mogen zij doen voor het doel intensief toezicht en de aanmelding voor opsporingsonderzoeken.

  Dienst Toeslagen verwerkt ook persoonsgegevens voor het attenderen op niet-gebruik van een zorgtoeslag. Als u nog geen zorgtoeslag ontvangt terwijl wij denken dat u daar mogelijk wel recht op heeft, kunnen wij u daarover een brief sturen. Daarna kunnen wij u ook hierover bellen. Als Dienst Toeslagen u nog niet kent, gebruiken wij de contactgegevens die u heeft ingevuld bij de belastingaangifte.

  Hebt u meer informatie nodig over de primaire verwerkingen van persoonsgegevens door Dienst Toeslagen? Kijk dan op website van de Rijksoverheid voor het AVG-register van Dienst Toeslagen.

  Welke persoonsgegevens verwerkt Dienst Toeslagen voor haar bedrijfsvoering?

  Secundaire verwerkingsdoelen zijn de doelen die te maken hebben met de bedrijfsvoering van Dienst Toeslagen. Daarbij kunt u denken aan de personeelsadministratie voor de instroom, de doorstroom en de uitstroom van personeel of aan de financiële administratie en inkoop. Ook de facilitaire dienstverlening en ICT-ondersteuning horen daarbij.

  Hebt u meer informatie nodig over de secundaire verwerkingen van persoonsgegevens door Dienst Toeslagen? Kijk dan op website van de Rijksoverheid voor het AVG-register van Dienst Toeslagen.

• 6. Welke categorieën persoonsgegevens gebruikt Dienst Toeslagen voor haar overheidstaken?

  • Contactgegevens voor toeslagen

  • Identificerende en authentiserende gegevens

  • Aanvraaggegevens toeslagen

  • Aanvullende gegevens

  • Contra-informatie

  • Toekenningsgegevens

  Bij het verwerken van deze categorieën persoonsgegevens kan het voorkomen dat Dienst Toeslagen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens verwerkt. Dat is een rechtstreeks gevolg van de wettelijke taakuitvoering van Dienst Toeslagen. Enkele voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens: twee ouders van hetzelfde geslacht, een kinderopvanginstelling met een bepaalde levensovertuiging, een medisch kinderdagverblijf. Enkele voorbeelden van strafrechtelijke persoonsgegevens: verblijf in een penitentiaire inrichting, een bijzondere woonvorm, vergrijpboetes. Zie voor meer informatie: 2 Wat zijn (bijzondere en strafrechtelijke) persoonsgegevens?

  Hebt u meer informatie nodig over de verwerkingen van persoonsgegevens door Dienst Toeslagen? Kijk dan op website van de Rijksoverheid voor het AVG-register van Dienst Toeslagen.

  Dienst Toeslagen verwerkt het bsn bij de uitvoering van de overheidstaken. De wettelijke basis daarvoor staat in de volgende wetgeving:

  • Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb)

  • Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen

  • Wet op de huurtoeslag

  • Wet op de zorgtoeslag

  • Wet op de kinderopvangtoeslag

  • Wet op het kindgebonden budget

  Hebt u meer informatie nodig over de verwerkingen van BSN door Dienst Toeslagen? Kijk op website van de Rijksoverheid voor het AVG-register van Dienst Toeslagen.

• 7. Van wie gebruiken we persoonsgegevens voor onze overheidstaken?

  • Aanvragers van huurtoeslag, kinderopvangtoeslag, kindgebonden budget en zorgtoeslag

  • Personen in de omgeving van de aanvragers, zoals familieleden en huisgenoten, van wie de gegevens noodzakelijk zijn voor het beoordelen van de aanvraag

  • Kinderen (jonger dan 18 jaar) van de aanvragers én van personen in de omgeving van de aanvragers

  • (Wettelijke) vertegenwoordigers van de aanvragers en maatschappelijke dienstverleners

  • Mensen die recht hebben op een toeslag, ook degenen die geen aanvraag hebben gedaan

  • Bezoekers van onze websites

  • Gebruikers van onze sociale media

  • Bellers van de BelastingTelefoon

  • Mensen die een AVG-verzoek hebben aangevraagd, zoals het aanpassen van hun persoonsgegevens

  • Mensen die bezwaar hebben gemaakt tegen een beslissing of een beroep hebben gedaan bij de rechter. Dit geldt ook voor een eventueel hoger beroep

• 8. Hoe beschermen we persoonsgegevens?

  We nemen maatregelen om misbruik en verlies van persoonsgegevens tegen te houden. Ook nemen we maatregelen, zodat mensen geen toegang hebben tot persoonsgegevens, deze niet openbaar kunnen maken en deze niet kunnen aanpassen.

  Dit doen we door ervoor te zorgen dat mensen niet zonder reden in onze kantoren kunnen komen. Ook doen we dit door onze systemen te beveiligen tegen hackers en datalekken. Een datalek is als iemand toegang tot persoonsgegevens heeft gekregen of gegevens heeft aangepast zonder dat dit mag of de bedoeling is. Een datalek kan ook zijn dat een organisatie (tijdelijk) niet bij gegevens kan.

  Binnen onze organisatie zijn afspraken gemaakt over welke medewerkers welke persoonsgegevens mogen gebruiken. En voor welk doel ze dit mogen doen.

  We beveiligen persoonsgegevens volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

• 9. Van wie krijgen we uw persoonsgegevens?

  Burgers en bedrijven

  Voor het uitvoeren van onze overheidstaken krijgen we persoonsgegevens van burgers en bedrijven zelf. Bijvoorbeeld omdat het volgens de wet verplicht is om deze gegevens aan ons te geven, zoals bij het aanvragen van een toeslag.

  We vragen uw contactgegevens via formulieren op onze websites of als u telefonisch contact met ons hebt. We gebruiken uw telefoonnummer bijvoorbeeld om contact met u op te nemen als we vragen hebben over uw toeslag.

  Verhuurders en kinderopvangorganisaties

  Ook krijgen we persoonsgegevens van verhuurders en kinderopvangorganisaties. Zij sturen ons de gegevens die we nodig hebben voor het behandelen van uw aanvraag voor huurtoeslag of kinderopvangtoeslag. Een voorbeeld hiervan is dat kinderopvangorganisaties u vragen om uw burgerservicenummer (bsn) aan hen te geven. Dit zijn zij volgens de wet verplicht. Zij sturen ons uw bsn, zodat we weten dat de juiste persoon kinderopvangtoeslag krijgt.

  Andere organisaties

  Voor onze taken krijgen we ook persoonsgegevens van andere organisaties. Dit zijn vooral andere overheidsorganisaties. Zij zijn volgens de wet verplicht om deze gegevens aan ons te geven. Deze organisaties zijn:

  • Belastingdienst

  • Gemeenten

  • Stichting Inlichtingenbureau

  • Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)

  • Sociale Verzekeringsbank (SVB)

  • Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

  • Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

  • Zorgverzekeraars

  • Centraal administratiekantoor (CAK)

  • Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

  • Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ)

  • Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB)

  • Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG)

  • Minister van Defensie

  • Minister van Binnenlandse Zaken (BZK)

  • Minister van Buitenlandse Zaken (BuZa)

  • Banken

  • Politie

  • Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD)

• 10. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

  Voor alle persoonsgegevens die we gebruiken voor het uitvoeren van onze overheidstaken geldt een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat we deze gegevens niet met anderen mogen delen.

  Er gelden uitzonderingen als dat nodig is voor het uitvoeren van onze taken of als het moet volgens de wet. We geven persoonsgegevens dan aan de volgende organisaties:

  • Belastingdienst

  • Gemeenten

  • Stichting Inlichtingenbureau

  • Sociale Verzekeringsbank (SVB)

  • Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

  • Justis

  • Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB)

  • Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG)

  • Centraal orgaan opvang asielzoekers (COA)

  • Vluchtelingenwerk

  • Politie

  • Openbaar ministerie (OM)

  • Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD)

  • Rechterlijke macht

  • Auditdienst Rijk (ADR)

  • Gemeentelijke gezondheidsdiensten (GGD)

  • Toezichthouders

  • Minister van Binnenlandse Zaken (BZK)

  • Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)

  • Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)

  • Centraal bureau voor de statistiek (CBS)

  • Samenwerkingsverbanden, zoals infobox Crimineel en Onverklaarbaar Vermogen (iCOV) en Landelijke Stuurgroep Interventieteams (LSI)

• 11. Wat zijn de grondslagen voor het gebruiken van persoonsgegevens?

  We gebruiken persoonsgegevens alleen als dat mag volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze wet staat dat we persoonsgegevens mogen gebruiken in de volgende gevallen:

  • Voor het uitvoeren van een wettelijke taak van algemeen belang.

  • Voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting.

  • Voor het uitvoeren van een overeenkomst.

  We gebruiken persoonsgegevens in de meeste gevallen volgens een taak van algemeen belang of verplichting die in de wet staat. In sommige gevallen gebruiken we persoonsgegevens volgens een overeenkomst.

  Voorbeelden van een wettelijke verplichting zijn het goed beveiligen van persoonsgegevens en het delen van persoonsgegevens met andere organisaties. Een wettelijke taak van algemeen belang is bijvoorbeeld het juist en op tijd betalen van toeslagen. Onze taken van algemeen belang staan in de volgende wetten:

  • Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen

  • Wet op de huurtoeslag

  • Wet op de zorgtoeslag

  • Wet op de kinderopvangtoeslag

  • Wet op het kindgebonden budget

• 12. Hoe gaan we om met geautomatiseerde besluitvorming en profilering?

  Onder geautomatiseerde besluitvorming (waaronder profilering) verstaat de AVG het geautomatiseerd verwerken van persoonsgegevens zonder noemenswaardige tussenkomst van een mens. Bij profilering worden persoonsgegevens geautomatiseerd verwerkt, met de bedoeling om persoonlijke aspecten – bijvoorbeeld de economische situatie, betrouwbaarheid of het gedrag van een persoon – te beoordelen of te voorspellen. Bij geautomatiseerde besluitvorming zonder profilering worden persoonlijke aspecten voor het beoordelen of voorspellen buiten beschouwing gelaten.

  Dienst Toeslagen neemt besluiten over toeslagen voor miljoenen Nederlanders. Daarom is het onvermijdelijk dat geautomatiseerde besluitvorming wordt toegepast. Voorbeelden van geautomatiseerde besluiten zijn de toekenning en jaarlijkse continuering van toeslagen, het vaststellen dat iemand te laat is met het terugbetalen van toeslagen en het corrigeren van toekenningen van toeslagen. Deze besluiten neemt Dienst Toeslagen automatisch op basis van de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Voor sommige besluiten gebruiken we ook informatie die we van andere organisaties krijgen. Geautomatiseerd besluiten zonder gebruik van profilering is toegestaan op grond van de Uitvoeringswet AVG.

  Dienst Toeslagen streeft ernaar om transparant te zijn over de manier waarop geautomatiseerde besluiten tot stand komen. Dienst Toeslagen neemt geen geautomatiseerde besluiten op basis van profilering in de zin van de AVG. Dienst Toeslagen maakt wel gebruik van persoonlijke aspecten om dossiers te selecteren voor toezicht op de juistheid van een aanvraag of van een toegekende toeslag. Dossiers die op die manier zijn geselecteerd worden altijd door een mens beoordeeld en die persoon neemt ook het besluit.

• 13. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

  Voor het bewaren en weggooien van persoonsgegevens houden we ons aan de periodes die in selectielijsten staan. Deze selectielijsten zijn gebaseerd op de Archiefwet.

  • Selectielijst Toeslagen
  • Selectielijst Beleid en ondersteunende processen Belastingdienst

  Voor persoonsgegevens die we gebruiken voor het oplossen van problemen met de kinderopvangtoeslag is bepaald dat ze een hotspot zijn. Een hotspot is een gebeurtenis of probleem tussen burgers, of tussen de overheid en burgers. Hierbij is sprake van een bijzonder of regelmatig contact. Van deze hotspot worden de documenten bewaard en uiteindelijk aan het Nationaal Archief gegeven.

  Politiegegevens worden bewaard zolang dat is toegestaan volgens de Wet politiegegevens (Wpg).